En funktionsbrevlåda, till exempel "Socialtjänsten" eller "Plan- och byggärenden", delas av alla behöriga som är tilldelad till den brevlådan. Du kan vara med i en eller flera olika funktionsbrevlådor och behörighet till dess konfigureras i administrationsgränssnittet av adminroller.

Alla kan läsa och svara från brevlådan, och det syns internt vem som gör vad och alla kan se meddelanden som skickas från brevlådan.  

Med status och tilldelning fungerar brevlådan som ett enkelt ärendehanteringssystem: varje inkommet meddelande är ett ärende som någon tar hand om och avslutar. Det går även att se en aktivitetslogg om vem som gjort vad. 

Status och tilldelning

Under varje meddelande i inkorgen kan du sätta status Nytt, Pågående eller Avslutat, och välja vem meddelandet är tilldelat. Det gör det enkelt att fördela ärenden i en funktionsbrevlåda och se vem som hanterar vad.

Vad hamnar i brevlådan?

• Säkra meddelanden från medborgare, kollegor och andra organisationer.
• Formulärsvar från Arkiv. Varje inskickat formulär kommer in som ett säkert meddelande. Svaren visas direkt i meddelandet och inskickningen följer med som PDF-bilaga.
• SDK-meddelanden från andra offentliga organisationer, om brevlådan är ansluten till SDK.
• Fax, om er organisation har aktiverat det.

Så hanterar ni ärenden

1. Välj funktionsbrevlådan under Roll högst upp.
2. Nya meddelanden har status Nytt och är Ej tilldelade.
3. Tilldela meddelandet till den som ska hantera det i menyn under meddelandet.
4. Sätt status till Pågående när arbetet har börjat och Avslutat när ärendet är klart.
5. Svara från brevlådan med Svara, eller skicka vidare med Vidarebefordra.
6. Ladda ner meddelandet som PDF om det ska diarieföras eller arkiveras.

Håll koll på läget

Klicka på Filtrera och välj Status och Tilldelad för att till exempel se alla nya ärenden eller ärenden som är tilldelade en viss person. Klicka på Spara filter så har du samma vy nästa gång.

Aviseringar till rätt adress

Under E-postadress för notifieringar på profilsidan kan du ange vart aviseringarna ska gå, till exempel en gemensam adress för brevlådan.

Saknas en funktionsbrevlåda du ska ha tillgång till? Kontakta din IT-support eller administratör.